Saklama süreleri – İmha – Muhasebe kayıtları – Vergi danışmanları – Hagen – Holzwickede – Kamen – Lünen
Muhasebe kayıtları için belirli saklama süreleri geçerlidir (bkz. § 147 AO). Gerekirse, bu belgeleri saklamanın gelecekteki maliyetleri için yıllık mali tablolarda bir karşılık ayrılabilir.
Yasal sürelerin sona ermesi üzerine, özellikle aşağıdaki belgeler 31 Aralık 2017 tarihinden sonra imha edilebilir:
10 yıllık saklama süresi:
– Son kaydı 2007 ve öncesinde yapılmış olan defterler, yevmiyeler, hesaplar vb.
– 2007 ‘de veya daha önce hazırlanmış yıllık mali tablolar, yönetim raporları, açılış bilançoları ve envanterler ve bunların anlaşılması için gerekli belgeler
– Muhasebe belgeleri (örneğin: 2007 yılına ait faturalar, bildirimler, ödeme emirleri, banka ekstreleri, maaş bordroları, seyahat masraf raporları, ağırlama makbuzları).
6 yıllık saklama süresi:
– Bordro hesapları ve 2011 veya daha önceki yıllara ait girişleri içeren bordro hesabına ilişkin belgeler (sertifikalar)
– Diğer belgeler (örneğin: ihracat veya ithalat belgeleri, sipariş defterleri, irsaliyeler, süresi dolmuş kredi sözleşmeleri, sigorta poliçeleri) ve 2011 veya daha önceki yıllara ait iş mektupları.
Kayıt tutma yükümlülüklerinin anlaşılması ve doğrulanmasıyla ilgili tüm belgeler saklanmalıdır; bu hem kağıt formundaki belgeler hem de düzenleyici gerekliliklerin ve bunlara uygunluğun uygulandığını gösteren veri, veri setleri ve elektronik belgeler formundaki tüm belgeler için geçerlidir. Gelen elektronik faturalar, ticari ve iş mektupları veya diğer önemli belgeler, alındıkları formatta (örneğin, PDF veya resim formatında) değiştirilmeden saklanmalıdır. Saklama süresi sona ermeden önce silinmemelidirler.
Başka bir formata dönüştürme işlemine yalnızca makinenin değerlendirilebilirliği (vergi makamları tarafından) kısıtlanmadığı ve içerikte herhangi bir değişiklik yapılmadığı takdirde izin verilir. Aynı durum, giden faturalar gibi kendi oluşturduğunuz belgeler için de geçerlidir.
Kağıt belgelerin elektronik belgelere dönüştürülmesi (“taranması”) halinde, özellikle içeriğin aslına uygun, okunaklı ve eksiksiz olmasını sağlayan prosedür belgelenmelidir.
Saklama süreleri, vergi ve sosyal güvenlik amaçlarıyla ilgili şirketin EDP (mali, varlık ve bordro muhasebesi) verileri için de geçerlidir. Saklama süresi boyunca erişim…. adresinden sağlanmalıdır.